gesendet Ordner löschen

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Um nun die größe der Mails-DB aber nicht ins unendliche zu steigern sind sie angehalten vor allem den gesendet Ordner regelmäßig zu bereinigen.

Warum denn das?!?

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Und nun kommt das Problem. Auch die in Ordnern abgelegten Mails verschwinden. Ich weis schon, dass es sich hier nur um Ansichten handelt aber ich kann nich von meinen MA verlangen, dass sie bei jeder gesendeten Mail prüfen, ob diese nun gelöscht werden darf oder nur entfernt.

Du hast die Problematik erkannt. $Sent ist eine Ansicht. Lösche(!) ich ein Dokument daraus, ist es aus der DB entfernt. Entferne(!) ich das Dokument nur aus der Ansicht, ist es noch in der DB drin, nur taucht es eben in der Ansicht nicht mehr auf. Wenn die User eine Mail aus der Ansicht in einen Ordner verschieben, ist und bleibt das Dokument nur einmal vorhanden. Außer: sie kopieren(!) die Mail in den Ordner.

Die Ansicht $Sent zu leeren, ist insgesamt eine ziemlich sinnfreie Idee. Denn vorausgesetzt die User Drag'n'Drop-en nur, ist das Dokument nur einmal da; wo es schlussendlich auftaucht, ist ziemlich Latte! Du kannst von deinen Usern vielleicht nicht verlangen, den Unterschied zwischen Löschen und Entfernen zu unterscheiden. Aber von dir als Admin wird verlangt, dass du den Unteschied kennst und diese mehr als nur sinnfreie Regelung mit geeigneten Argumenten kippst, da du den Sachverhalt ja kennen und eloquent vertreten können müsstest...

Also zum Anfang: wo genau ist dein Problem?

Wenn ir euch gegenseitig nur Gimmicks und Spaßmails zusendet, dann dürft ihr die natürlich löschen und entfernen so viel ihr wollt, aber dann zweifle ich daran, ob man das, was ihr betreibt, als "Geschäft" im engeren Sinne (ausgerichtet auf die Erzielung von Gewinnen) verstehen kann.

Geschäftsrelevante Mails haben gesetztlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen und dürfen nicht einfach gelöscht werden, weil sonst die Mailbox zu groß wird.

Du darfst über Archivierung nachdenken - und es ist sehr sinnvoll, darüber nachzudenken. Du darfst die Mitarbeiter und Kollegen anhalten, nicht alle Mails als "Antwort mit Protokoll" mit allen Anhängen zu versenden, aber Löschen ist ziemlich tabu.

Wieso richtet ihr dann nicht eine Möglichkeit ein, z.B. ein DMS System, wo ihr diese Präsentationen und anderen Dokumente direkt bearbeiten könnt.
Dann stehen die unter anderem auch zentral zur Verfügung und müssen nicht laufend per Mail versendet werden

Da gebe ich taurec recht.
Bei uns gibt es für jedes Projekt eine Projekt-DB in welcher solche Sachen zentral bearbeitet werden.

Ich glaube, daß eure Anwender ihre Mailboxen in wesentlichen Teilen für einen Datenaustausch (miß-)brauchen, der in Mails nichts zu suchen hat.

Mailboxen als Datenaustausch-Plattform zeugt normalerweise von einem Ausweichverhalten der Benutzer mangels gemeinsam nutzbarer Ressourcen.

Da muß der Ansatzpunkt liegen, denn daran kannst du etwas ändern; die Gesetzeslage wirst du kaum beeinflussen können.

Ich habe einmal ein simples Diskussionsforum mit einer kleinen Teilmaske erweitert, in der Autoren- und Leserfelder sowie ein automatisches Löschdatum eingetragen werden. Höchste Akzeptanz. Diese 30-Minuten-Entwicklung hat weitestgehend die Schwarzen Bretter ersetzt und ist - im Gegensatz zu Fileserver-Laufwerken - aus aller Welt zu erreichen.

"Mangels gemeinsam nutzbarer Ressourcen" bezog sich nicht zwangsläufig auf das Firmennetz. Es gibt Teamrooms (wenn man Notes nutzen möchte), die sich in einer DMZ wunderbar ansiedeln lassen, es gibt Foren-DBs, die man bei einem Internet-Hoster betreiben kann, es gibt Webspace und Web-DAV und und und.

...

Und wenn ihr das alles nicht wollt - dann müßt ihr halt auch euer Problem behalten, denn es gilt immer noch der erste Lehrsatz der praktischen Philosophie: wer den Zweck will, muß auch die Mittel wollen, die zur Erreichung des Zwecks notwendig sind.

Hallo

da ich vor derselben Problematik stehe (gesendete Mails aufheben/verschieben aber nicht löschen), bin ich über diesen Post gestolpert und ich muss sagen, ich kann gewissen Antworten nicht recht nachvollziehen.

1) was ist daran so "sinnfrei", die MailDB klein zu halten, indem man den "Gesendet" Ordner regelmässig leert? Viele Benutzer möchten eben Korrespondenzen aufheben, selbst wenn sie keine geschäftskritische Bedeutung haben

2) zweifellos ist es gut, für Dokumente, die einem gewissen Änderungsrythmus unterliegen, Teamrooms einzurichten bzw. Projekte zu machen; aber für Mails? Das erscheint mir ein bisschen übertrieben

So wie ich das bisher verstanden habe, gibt es KEINE Möglichkeit, gesendete Mails in andere Ansicht einzuschlichten aber davor zu bewahren, gelöscht zu werden.

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1) was ist daran so "sinnfrei", die MailDB klein zu halten, indem man den "Gesendet" Ordner regelmässig leert? Viele Benutzer möchten eben Korrespondenzen aufheben, selbst wenn sie keine geschäftskritische Bedeutung haben

Das schließt sich gegenseitig aus. Wenn ich alles, was ich jemals bekommen oder gesendet habe aufbewahre, wird das per definitionem nix mit einer kleinen DB. Ist die Wichtigkeit, unter einer gewissen DB-Größe zu bleiben höher priorisiert, muss ich mich eben zwangsläufig von irgendetwas trennen. Ich mein, du bringst ja auch den Müll runter und ziehst nicht in eine neue Wohnung, wenn der Mülleimer voll ist. Vermute ich mal...

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So wie ich das bisher verstanden habe, gibt es KEINE Möglichkeit, gesendete Mails in andere Ansicht einzuschlichten aber davor zu bewahren, gelöscht zu werden.

Wenn ich ums Verrecken der Ansicht bin, dass ich grundsätzlich alles aufbewahren "muss" (egal, wie unwesentlich die Mail ist), dann muss ich mir eben über Archive Gedanken machen. Und ein simpler Mausklick aufs Archiv, das sollte doch nun wirklich nicht zuviel verlangt sein. Wer damit allerdings ein Problem hat, dem ist auch mit einer noch so großen DB nicht zu helfen...

Hallo sudi,

was Du benötigst, ist eine Archivierungslösung, die sich transparent in Notes integriert und z.B. nur die Anhänge nach xx Tagen aus Notes "auslagert" und bei Bedarf den Nutzern auch wieder transparent zur Verfügung stellt.

Ich glaube, z.B. der IBM Content Manager kann so etwas. Den gibts aber nicht für lau

Aber wie sagte LN4Ever so schön

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wer den Zweck will, muß auch die Mittel wollen, die zur Erreichung des Zwecks notwendig sind

Und zugegebenermaßen: damit verlagerst Du nur das Problem von der linken in die rechte Tasche ...
Und die Integration mobiler Nutzer ist dann auch nochmal ein Punkt für sich ...