Dokumente verstecken mit Autoren-/Leserfeld

Ich weiß nicht, ob du die Feldinhalte wirklich in die Leser- und Autorenfelder kopieren musst. Vielleicht reicht auch ein simples "Admingruppe" + <BerabeiterFeldname>, bzw. <LeserFeldname> aus...

Hi,

ich finde Variante 2 auch besser, vielleicht noch etwas modifiziert zu

Bearbeiter: = Namensfeld (Dropdown zur Auswahl)
Leser: = Namensfeld (Dropdown zur Auswahl)

und als berechnetet Felder

SuperAdmin := Admin oder evtl. eine Rolle [Admin]
AllAuthors(Autorenfeld) := @Trim(SuperAdmin:@if(@iserror(Bearbeiter);"";Bearbeiter))
AllReaders(Leserfeld) := @Trim(@if(@iserror(Leser);"";Leser))

Wenn Du in der Dropdown-Liste nur sinnvolle Werte angibst, kannst Du Dir das Errorhandling ggf. sparen, aber mit dem Errorhandling machst Du die Sache mit relativ wenig Aufwand robuster - was gerade bei so sensiblen Feldern wie Leser und Autoren durchaus sinnvoll ist. Nichts ist blöder als ein Autorenfeld, wo statt eines Namens plötzlich ein "Error" drinsteht. Das gibt die schönsten undefinierten Zustände

Dann erstellst du dir halt einen User namens "Error". Da 90% aller Fehler ohnehin vor dem Bildschirm sitzen, macht das schon Sinn... :lol:

Sowohl Autoren- als auch Leserfelder wirken additiv, sprich:
Alle Bearbeiter mit Autorenzugriff können ein Dokument bearbeiten, wenn sie in mindestens einem Autorenfeld stehen.
Wenn es kein Autorfeld gibt, so können nur noch Editoren, Entwickler und Manager das Dokument bearbeiten, denn die Editor-Eigenschaft in der ACL setzt alle Restriktionen aus Autoren-Einträge außer Kraft. Gleiches gilt für Autoren, die in lokalen Repliken arbeiten, in denen keine konsistente ACL eingestellt ist.

Bei Leserfeldern ist es genauso, allerdings gilt folgende Besonderheit: Jeder kann ein Dokument lesen, wenn ALLE Leserfelder leer sind. Wenn in mindestens einem Leserfeld ein Eintrag steht, können nur noch die Personen das Dokument lesen, die in mindestens einem Leserfeld genannt sind. Wenn ein Autor nicht in einem Leserfeld genannt ist, kann er also sein eigenes Dokument nicht mehr lesen. Daher Vorsicht !!

Auf jeden Fall müssen berechnete Felder für die Immer-Leser her, denn wenn ein Autor vergessen sollte, sich selbst in das Leserfeld einzutragen, dann hat er selbst das Dokument beim Abspeichern zum letzten Mal gesehen.

Wenn nicht jedes Dokument geschützt werden muß, dann muß ein berechnetes Leserfeld übrigens leer sein, wenn keine explizite Leserliste existiert.

Eine Rolle wie [ImmerLeser] bietet sich zudem an.

Das versteckte Feld ALLESLESER sollte also eine Formel tragen wie:

@If(@Trim(Leser:$READERS)="";"";@Trim(@Unique(Autoren : "[ImmerLeser]" : "LocalDomainServers")))

Es mag komisch anmuten, daß ich die Gruppe "LocalDomainServers" namentlich eintrage, aber ich spreche aus Erfahrung. Beim Auswählen des Admin-Servers wird dieser namentlich als Manager eingetragen, übernimmt aber keine Rollen aus der ACL. Wenn der Server die Dokumente aber nicht sehen kann, dann kann er auch nicht die Leser- und Autorenfelder mit dem AdminP-Task ändern. Und repliziert werden die Dokumente natürlich auch nicht.

Und das ist der zweite zwingende Vorschlag, wenn man mit Autoren- und Leserfeldern arbeitet: In den erweiterten Eigenschaften muß die Option angekreuzt werden, daß der AdminP-Task auch die Autoren- und Lesernamenfelder ändert.

Und was macht man als Entwickler/Administrator/Anwendungsbetreuer, wenn die Formel versehentlich falsch war und nach einigen Wochen verschiedene Menschen glaubhaft berichten, daß sie Dokumente eingestellt haben, die niemand mehr sieht ?

Wenn man die Datenbank, die die Dokumente enthält, als Datei auf File-Ebene kopiert und die konsistente ACL abschaltet, sieht man alle Dokumente bei lokalem Zugriff wieder. Über die kann man dann einen Agenten laufen lassen, der die Fehler behebt.

Beim Schreiben zu einem anderen Artikel fiel mir noch etwas ein, das gerade den letzten Absatz berührt. Es handelt sich um das $READERS-Feld.

Dieses Feld entsteht, wenn jemand aus den Eigenschaften des Dokuments den Zugriff darauf einschränkt. Das fängst du mit den Mitteln der Maske nie ganz auf, weil es von einer Ansicht aus ganz ohne Maske möglich ist. Aber du kannst es auffangen, wenn es innerhalb der Maske gemacht wird.

Du denkst zu masken- und zu wenig dokumentorientiert. Erteile dem Manager mindestens EDITOR-Zugriff, und du brauchst dir um Autorenfelder keine Gedanken (für die Administratoren) zu machen.

Leserfelder sind das Problem. Wer ausgesperrt ist, kann noch so viele "theoretisch wirksame" Formeln in einer hochartifiziell aufgepeppten Maske einbauen - er wird das Dokument mit dieser Maske nie durchrechnen, weil er es nicht sieht.

Und nicht sehen heißt auch: er kann es nicht replizieren. Dieses Dokument ist nicht in seiner lokalen Replik vorhanden. Deshalb habe ich den Notgriff mit der Kopie auf File-Ebene erwähnt.

Die konsistente ACL hindert den "Normalbenutzer" daran, Autorenrestriktionen lokal zu überwinden und ermöglicht auch in lokalen Replliken Rollensteuerungen und die Wirksamkeit von kontrollierten Abschnitten.

Aber auch ein "gehacktes" Dokument kann er auf den Server nur zurückreplizieren, wenn er dort in dem Dokument bereits Autorrechte hatte.

Vor der inhaltlichen Änderung durch "Hacken" eines Dokuments schützt eine Signatur von Feldern oder kontrollierten Abschnitten (dort wird die Signatur auf alle Felder in dem entsprechenden Abschnitt erweitert).