Archivieren von zukünftigen Dokumenten?

1. offizieller Beitrag

    Hy @ll


    Wir setzen die Notes-interne Archivierung rund 6 Monate ein. Dabei archivieren wir alle Dokumente, welche älter als 1 Jahr sind. Jetzt möchten wir runter auf 6 Monate.


    Ein User hat mir dabei ein Frage gestellt, welche ich nicht mit Sicherheit beantworten kann, könnt ihr mir helfen?


    Frage:
    Archvierung von Kalendereinträgen die sechs Monate nicht verändert werden. d.h. sie verschwinden aus dem Kalender. Ist dies nur vergangeheitsbezogen oder auch zukünftige?


    Ich arbeite z:B. schon mit Einträgen im Jahr 2008 und werde davon sicher an einigen die nächsten Monate nichts machen.



    Gruss aus sem sonnigen Luzern, Dave

    • Offizieller Beitrag

    ... auch zukünftig ! ! ! !


    Aber lass Termine nicht bei alle Dokumente anzeigen (Einstellung in der Mial-DB unter Werkzeuge - Vorgaben).


    Gruß
    Dirk

    Rein logisches Denken verschafft uns keine Erkenntnis über die wirkliche Welt.
    Alle Erkenntnis der Wirklichkeit beginnt mit der Erfahrung und endet mit ihr.
    Alle Aussagen, zu denen man auf rein logischen Wegen kommt, sind, was die Realität angeht, vollkommen leer.
    Albert Einstein

    Das heisst jedoch, dass nur Einträge, welche nach dem Einschalten dieser Option erstellt werden, auch tatsächlich nicht in der Ansicht "Alle Dokumente" angezeigt werden?!


    Kann ich den bestehenden ein "Flag" mit auf den Weg geben, damit diese Person ihre zukünftigen Einträge nicht nochmals erstellen muss?



    Danke und Gruss, Dave

    Hallo


    Weiss jemand, welches Flag ich da setzen muss, dass diese nicht in der Ansicht "Alle Dokumente" angezeigt werden und somit nicht archiviert werden?


    Gruss, Dave

    • Offizieller Beitrag

    Du musst das die Liste im Feld "ExcludeFromView" um den Eintrag "A" erweitern.


    Gruß
    Dirk

    Rein logisches Denken verschafft uns keine Erkenntnis über die wirkliche Welt.
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    Alle Aussagen, zu denen man auf rein logischen Wegen kommt, sind, was die Realität angeht, vollkommen leer.
    Albert Einstein

    Sorry wenn ich dem bereits abgeschlossenen Topic noch etwas hinzufüge, aber hier stehen leider unvollständige bzw. sogar falsche Informationen, die ich nicht unkommentiert lassen möchte:


    1. Archivierung von zukünftig relevanten Dokumenten (Kalender, ToDo etc.)


    Damit zukünftig stattfindende Ereignisse eben nicht versehentlich archiviert werden haben diese beim Erstellen via Kalendermaske ein Schlüsselfeld bekommen. Selbst via Script oder eigene Anwendungen erstellte Dokumente sollten dieses Feld unbedingt auch haben.


    Dieses Feld lautet $NoPurge (Typ: Date/Time)


    Man füllt dieses Feld simpel mit dem Datum und der Uhrzeit, bis zu der es nicht archiviert werden darf.


    2. Archivierung von dauerhaft relevanten Dokumenten (z.B. Regeln, Profile etc.)


    Damit man Dokumente nicht nur bis zu einem bestimmten Tag sondern permanent von einer Archivierung ausschliessen kann gibt es ein weiteres Feld.


    Dieses Feld lautet: PROTECTFROMARCHIVE (Typ: Text, Wert: "1")


    Sobald dieses Feld vorhanden ist ignoriert es die Archivierungsroutine.


    3. Archivierung von Dokumenten mit Antworten (z.B. Kalendereinträgen, Wiederholungsterminen etc.)


    Man sollte unbedingt darauf achten, dass in den Archivierungseinstellungen jeder Datenbank der Haken bei "Keine Dokumente archivieren, die über Antworten verfügen" gesetzt ist. Ansonsten entstehen "unerklärliche Phänomene" mit Wiederholungseinträgen und ToDos bis hin zu angeblich verschwundenen Mails/Kalendereinträgen!

    Hallo CarstenH


    Vielen Dank, das sind wirklich sehr wertvolle und interessante Informationen, die ich noch gebrauchen kann, ansonsten hätte ich mir wohl das eigene Bein "abgesagt".


    Gruss, Dave