Mail aus einem Ordner anderen Benutzern bereitstellen

Hallo,

unsere Sekretärin bekommt alle Bewerbungen zugesendet. Sie verteile diese dann an die entsprechnden Bereichsleiter. Sie hat nun alle Bewerbungen in einem Ordner in ihrer Inbox abgelegt.
Wie kann sie diese Dokumente anderen zur Ansicht bereitstellen?
Ich habe das ganze über einen Teamroom versucht, jedoch wenn ich dort alle Dokumente reinkopiere, erhalten alle Dokumente das datum von heute. Das ist schlecht! Welche Vorschläge oder Ideen habt ihr denn dazu. Was gibt es noch für Möglichkeiten?
Danke !

Ja etwas mehr steckt schon dahinter.
Bei uns werden Bewerbungen von Gruppen gelesen und somit wäre ein gemeinsames "repository" der Bewerbungen von Vorteil.
Also weiterleiten alleine nütz nicht.