MA länger außer Haus

banxx · 29. Juli 2004

gepostet für Steve_O: Bitte lies Dir doch mal die FAQ durch, WO und WIE man postet. Du hast eine NEWS geschrieben, Beiträge schreibt man im FORUM

Zitat

Hi @all

Dies ist ein tolles Forum !!!
Deshalb bin ich ab jetzt auch dabei.

Und hier schon gleich meine 1. Frage:

Ein Mitarbeiter wird auf unbestimmte Zeit nicht mehr in der Firma tätig sein.
Er bittet darum, seinen Account zu "deaktivieren"- was bei Notes 5 meines Wissen nach nicht geht-
und eine automatische Antwort-Mail verfassen zu lassen, die besagt, dass der Absender sich doch bitte an einen Kollegen wenden möchte.
Dies geht doch nur über den OoO-Agenten.

Somit müsste er sammt Pers-Dok und DB voll erhalten bleiben.
Die DB würde wachsen & wachsen. --> Nicht toll!

Wenn eine Weiterleitung eingerichtet würde, bedeutet dies, dass der Kollege alle Mails-
auch Werbung & möglichem privaten- zugemüllt würde. --> Nicht toll!

Dem Kollegen Zugriff auf die DB des Auswärtigen zu geben, bedeutet, dass er alles sehen könnte. --> Nicht toll!

Das Pers-Dok löschen bedeutet Ruhe innerhalb der Firma.
Könnte bei Rückkehr neu erstellt werden.
Allerdings bekämen dann Absender außerhalb nur die Standard-Router-Meldung und keinen Hinweis auf den Kollegen.
--> Auch nicht toll!

Ich hoffe, ich hab mich einigermaßen deutlich ausgedrückt.

Was würdet ihr machen??? :-?

Vielen Dank für Eure Hilfe !!!

Steve_O.

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RockWilder · 29. Juli 2004

Nun, ich würde 2 Dinge machen: Sagen wir für die ersten 2 Monate den OOA laufen lassen, damit Kommunikationspartner mitbekommen, dass der MA nicht mehr da ist, zusätzlich dem OOA sagen, er soll alles an MA2 weiterschieben. Danach die DB löschen, auf CD brennen, dem anderen in die Hand drücken und keine Umleitung auf MA2 einrichten, sondern ihm einfach einen Alias verpassen. Damit kann auch das obsolet gewordenen Personendokument raus.

Wenn der MA nicht mehr da ist, aber geheimes Material in der Mailbox hat, ist das entweder sein Problem, oder eures, indem ihr die DB ausmisten dürft. So oder so, es werden immer Leute das Zeugs sehen, die es vielleicht nicht sehen dürfen/müssen.
Wenn der 2. MA Probleme mit dem Spam hat, ist ihm auch nicht zu helfen, damit müssen wir uns alle rumschlagen. Oder ihr installiert einen anständigen Spamguard

Oder ihr macht euch nicht weiter heiß, löscht ihn raus und wenn er nicht wichtig genug ist, wird ihn niemand vermissen. Punkt.

greetz
RW

Steve_O. · 30. Juli 2004

Vielen Dank für ALLE Tipps.

Die FAQs habe ich dann auch gelesen, natürlich erst NACHDEM ich meine Anfrage nirgens gefunden habe... :roll:

Die Gedankengänge zu meinem Problem finde ich klasse!

Ich werde den OoO-Agenten noch einige Zeit laufen lassen und den User dann vollständig löschen.
Die Mail-DB wird bei uns eh noch einige Zeit aufgehoben.

Vielen Dank für Eure Hilfe !!!

lodsnods · 30. Juli 2004

Hi,

hier noch eine andere Idee.

1. Verschiebe den Nutzer aus dem Adreßbuch in ein anderes Adreßbuch, so daß Du Ihn später wieder reaktivieren kannst..

2. Verschiebe die Mail-DB und die Nutzer-ID an eine sichere Stelle.

Somit ist der originale Nutzer aus dem Notes "verschwunden"

3. Lege einen neuen Nutzer mit identischen Namen und neuer Mail-DB an. Gib der Vertretung zusätzlich alle benötigten Rechte auf dieser DB

4. Aktiviere dem oOo auf dieser DB.

Dies sollte so ziemlich alle Deine Anforderungen erfüllen.

- der originale Nutzer kann sich nicht mehr anmelden
- der oOo Agent ist aktiviert
- der Vertreter sieht nur die neuen Mails

Steve_O. · 30. Juli 2004

lodsnods

Das ist wohl die sauberste Lösung,
und der Aufwand ist dank Lotus nicht so groß!

So werd ich es machen.

Vielen Dank nochmal an alle !

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