Vorlagen in Mail-DB

Ich nutze eine Standard-Mail-Maske als Datenbank für eine interne Abteilung. Dort landen Mailanfragen an diese Abteilung und alle Mitarbeiter der Abteilung können die Mails dort lesen, bearbeiten, beantworten etc. Das klappt ganz gut. Zusätzlich nutzt die Abteilung auch die Vorlagen in der Datenbank. Dort gibt es mehrere Probleme, die ich mir nicht erklären kann.

• Dokument bereits gesperrt
  Manchmal kommt es vor, das wenn eine Kollegin ein Mail aus einer in der Datenbank hinterlegten Vorlage heraus erstellen will eine Meldung kommt, das dieses Dokument bereits von xy gesperrt ist. Es ist aber definitiv kein anderer Mitarbeiter in dieser Vorlage. Außerdem dürfte das ja auch kein Problem sein, oder? Ich habe bei der DB jetzt schon die Option "Sperren für Dokumente" zulassen deaktiviert. Der Fehler tritt aber weiterhin sporatisch auf.
• Erweiterte Mailoptionen
  Bei den Mails gibt es ja eine Aktion "Erweiterte Mailoptionen einblenden". Dann sehe ich über dem Adressfeld zum Ankreuzen bspw. Empfangsbestätigung, Signieren etc. Hier habe ich das Problem, das diese Optionen nur bei dem Mitarbeiter angezeigt werden, der die Vorlage erstellt hat. Bei den anderen Mitarbeitern werden die Felder nicht angezeigt. Kann man das irgendwie steuern?

Das 2. Problem habe ich jetzt selbst gelöst. In der Teilmaske war in der Verbergen-Formel der Code from=@username. Das habe ich rausgenommen und jetzt geht es bei allen Usern.

Offen ist jetzt nur noch die Problematik das "Dokument ist bereits durch xy gesperrt", wenn Mitarbeiter ein Mail aus einer Vorlage heraus erstellen wollen.

Das weiß ich leider nicht. Aber das Problem geht weit darüber hinaus. Das Dokument ist dann ewig gesperrt. Habe irgendwo gelesen, das der Fehler bekannt ist und das der Mitarbeiter, der das Dokument gesperrt hat, die betroffene DB und seine Mail-DB komplett schliessen muß, damit das Dokument wieder entsperrt ist. Das scheit auch zu klappen ist aber ja viel zu umständlich. Ich habe jetzt einen Button "Dokument entsperren" gemacht mit dem die Mitarbeiter einen Agenten starten, der das Dokument entsperrt. Außerdem läuft der Agent auch stündlich über alle Vorlagen. So klappt es bis jetzt, obwohl mir das Ganze immer noch nicht logisch ist.