die einfachste aber auch schlimmste Variante sind Leserfelder...
In die mail-in Dokumente mit einem Agenten, z.B.
Masken haben die Angewohnheit, dass sie ihre Aenderungen an alle Dokumente, die mit ihr angezeigt werden bzw. die im Feld Form den Maskennamen haben, weitergeben. Das willst Du aber nicht. Deshalb musst Du schon selektiv vorgehen.
Hmm?
Naja, hab das gerade mal eingebaut...
Und zwar einfach ein Auswahlfeld vom Typ Leser in die Maske. Beim Anlegen einer neuen MailIn-DB ( oder bei bestehenden ) trage ich dann in das Feld per Auswahlliste eine Person/Gruppe ein, die die MailIn-DB "sehen" ( lesen ) darf...
Auf den ersten Blick scheint es so zu funktionieren, oder gibt es da irgendwelche Einwände? 
Die bereits bestehenden Dokumente hast Du damit allerdings nicht erledigt.
Ja, das Problem in der Konstellation könnte sein, dass der Server diese Docs nicht mehr sieht, was irgendwie ungünstig wäre, ne?
Oder subsummierst du die Server unter "Admins"
Ich würde ja ins Leserfeld eine Rolle reinschreiben und diese dann den Admins und den Servern zuordnen...
