Hallo,
wir hatten hier früher Outlook und da konnte ich aus Word einfach einen neuen Serienbrief gestalten und bei der Datenbank Outlook Adressen wählen.
Wie kann ich nun einen neuen Serienbrief mit Lotus Notes Adressen erstellen?
Ich hoffe sehr, dass mir jemand helfen kann.
Vielen Dank
Trixi
Am einfachsten wird wohl sein wenn du deine Adressen als tabellarischen Text exportierst. Diesen kannst du dann z.b. in Excel importieren und dies als Datenquelle verwenden.
Wenn du das öfters tun willst lässt sich das natürlich auch programmatisch durchführen
Trixi kennst Du Dich mit LotusScript aus?
Wenn ja, kannst Du Dir einen Agenten programmieren, der alle markierten Dokumente per OLE in eine Excel-Datei exportiert und danach einen Serienbrief im Word erzeugt.
Die folgenden Code-Schnipsel zeigen, wie Du eine OLE-Verbindung zu Word und Excel herstellen kannst.
Set xlApp = Nothing Set xlApp = CreateObject("Excel.application") If xlApp Is Nothing Then Exit Sub ' existiert die OLE-Verbindung xlApp.Visible = True ' nur wenn Excel dem User gezeigt werden soll xlApp.Workbooks.addSet wdApp = Nothing Set wdApp = CreateObject("Word.application") If wdApp Is Nothing Then Exit Sub ' existiert die OLE-Verbindung wdApp.Visible = True wdApp.Documents.addDanach können vom Notes aus VBA-Befehle, VBA-Funktionen usw. an Word oder Excel weitergegeben werden.
Zum Beispiel beschreibt
eine Zelle in einer Excel-Datei.
Der Macrorecorder von Word und Excel leisten hier gute Arbeit, denn den Code kann man mit kleinen Änderungen nach Notes kopieren.
Gruß
Dirk
Guten Morgen zusammen,
Danke für Eure Hilfe.
Das mit der Tabelle hab ich auch als erstes versucht. Bloss wird hier die Berufsbezeichnung, Adresse, Land unter einander dargestellt. Nur der Name, E-mail und Telefonnummern sind in Zellen nebeneinander angeordnet. Das ist so für einen Serienbrief ungünstig und gibt jedes Mal sehr viel Arbeit das umzuschreiben, das es in etwa bei 2500 Adressen sind.
Dirk:
Leider hab ich null aber wirklich absolut null Ahnung von LotusScript. Ich weiss noch nicht mal wo ich da beginnen müsste.
Gibt es da irgendwo sowas wie Beispiele zum runterladen oder so?
Dass man das etwas lernen könnte.
Grüsschen
Trixi
kennst Du Dich ein bissel im VBA aus?
Verwendet Ihr Word-Vorlagen für die Serienbriefe?
Hast Du Entwicklerrechte im Notes?
Sehr gute Code-Beispiele findest Du in der Designer Hilfe vom Notes.
Gruß
Dirk
Ja, mit VBA kenn ich mich etwas aus.
Admin rechte hab ich auf allem. Ich bin ja eben der Admin, bloss ist die Notes Anlage so neu und mein Kollege liegt seit Anfangs Januar im Bett, so dass ich alles alleine machen muss.
Damit meine ich, dass ich absolut noch keine zeit hatte mich überhaupt mit Lotus Notes zu beschäftigen, geschweige eine ausbildung zu erhalten. Ich versuch mich schlicht und einfach über Wasser zu halten und die Fragen und Wünsche der User einigermassen zu beantworten resp. erfüllen.
Im Moment hab ich auch noch mit den Ressourcen ein riesen Problem.
Kennst Du dich damit aus?
Eine Gruppe, die auch definiert ist soll Buchungen von z.B. Sitzungszimmer von anderen Mitarbeiter löschen und bearbeiten können.
Inzwischen hab ich mich mit den Zugriffrechten rumgeschlagen und komme auf keinen grünen Zweig. Es will einfach nicht. Immer krieg ich den Fehler, dass die Zugriffrechte fehlen.
Ich schnalls nicht mehr.........
Hast Du mir einen Rat?
Grüsschen
Trixi
VBA und Notes sicht recht artverwand, d.h. kannst Du VBA-Code lesen, kannst Du mit großer Wahrscheinlichkeit auch LotusScript lesen und verstehen. Allerdings ohne Zeit und ohne Kenntnisse von LotusScript hast Du ein Problem, denn die Umsetzung der Serienbrieffunktion mit Script braucht schon seine Zeit.
Eine einfachere Variante, die allerdings vom User mehrere Arbeitsschritte verlangt, ist es einen Export-Ansicht zu schreiben, die aus einer Spalte besteht, in der alle Felder mit ";" getrennt stehen. Achte darauf, dass die Felder selber keine ";" enthalten. Die Ansicht kann dann jeder User als Tab. Text exportieren. Diese Datei entspricht dann einer CSV-Datei. Den Rest kannst Du dann in ein VBA-Makro im Word hinterlegen.
Ressourcen:
Mit Notes 4.5 haben wir damit experimentiert. Aus organisatorischen Gründen haben wir leider diesen Ansatz verwerfen müssen, d.h. ich müsste ebenfalls in der Hilfe nachlesen, bzw. habe keine Ahnung welche Änderungen in neueren Versionen der DB gemacht wurden.
Gruß
Dirk
Ok, vielen Dank erst mal.
Ich werd im Moment wohl auf die Exporttabellen zurückgreifen.
Ich mache hier selber auch Vorlagen in Word und Excel mit VBA. So dass die Mitarbeiter nur noch Dialogfelder klicken und füllen müssen.
Aber in der Tag fehlt mir momentan die Zeit um mich mit LotusScript auseinanderzusetzen. Dann lass ich das erst mal liegen.
Wegen der Ressourcen:
Eigentlich funktionierte das ganze ja gut, bloss dass eben die definierte Gruppe die Buchungen nicht löschen können. Ich kann sie als Admin bearbeiten und löschen, ist aber auf die Dauer lässig immer alles machen zu müssen.
Trotzdem vielen Dank
schönen Abend
Grüsschen
Trixi
Der Export geschieht ja nach dem Aufbau der Ansicht, d.h. wenn dein e Exporttabelle anders aussehen soll musst du dir nur eine Ansicht bauen, in der die Felder so angeordnet sind wie du es brauchst.
Wenn du diese dann exportierst bekommst du auch die Werte nebeneinander statt untereinander
Danke,
das war absolut die genialste Antwort.
Zuerst dachte ich ja, .... na toll.... und wie?
Doch inzwischen hab ich das geschnallt und habs auch hingekriegt.
Mit diesem Tip hab ich mir ne riesen Menge Arbeit ersparen können.
SUPER !!! Danke
Grüsschen
Trixi
Freut mich, wenn ich helfen konnte.