Mails von Organisationsbriefkästen nach Absender sortiert

  • Guten Morgen. Ich bin neu hier im Forum und hoffe und bitte hier Lösungen zu finden.

    Wir verwenden Lotus Notes 8.5. Wir haben neben den persönlichen noch Organisationsbriefkästen (OBK). Gibt es hier eine Möglichkeit die gesendeten Nachrichten nach Verfasser zu sortieren oder zu filtern? Es arbeiten gegenwärtig 7 Nutzer im OBK. Wenn man jetzt im Ordner gesendet eine Nachricht aufmacht, dass sieht man oben wer die Nachricht verfasst hat. Aber kann man auch im Ordner nach dem Verfasser sortieren oder filtern?

  • Man benötigt keinen Domino Designer Client um sich Ansichten zu erstellen oder anzupassen. Der Standard Client hat alles dabei.


    Lediglich die Berechtigung Ordner/Ansichten zu erstellen und etwas Interesse ist nötig. Wer mit Excel und Formeln klarkommt kann das auch im Notes.

    Ob die Rechte ausreichen sieht man gleich beim ersten Schritt.


    Schritt 1: OBK öffnen und Menü Erstellen > Ansicht... auswählen

    Schritt 2: Details zum Erstellen

    - Links oben einen Namen vergeben (z.B. "Gesendet von")

    - rechts daneben kommt der spannende Teil, Ansichtstyp.

    Typ "Gemeinsam" bedeutet, dass alle Nutzer die Ansicht später sehen/verwenden können, "Privat" ist nur für einen selber sichtbar.

    Stil kopieren von

    - Stil kopieren von: "Gesendet", damit hat man eine sinnvolle Vorgabe mit fast allen Inhalten

    Schritt 3: Speichern und anpassen

    - in der Design-View kann man jetzt neue Spalten einfügen oder vorhandene anpassen.

    Da ich eure OBK nicht kenne nehme ich eine normale Mail-Anwendung als Grundlage fürs Erklären.

    Erstellen > Neue Spalte einfügen (die kann dann mit Drag&Drop an die richtige Stelle geschoben werden, am besten zwischen Empfänger und Betreff.

    Aufpassen, dass man sie nicht ganz links (könnte Sortierung ändern) oder ganz rechts (die letzte Spalte wird meist auf Fensterbreite vergrößert) hinpackt.

    Spaltenwert: hier stehen 3 Varianten zur Verfügung. einfache Funktionen, Feldnamen oder Formeln.

    Wenn es ein Feld mit dem Namen im OBK gibt nimmt man das, ansonsten könnte die Einfache Funktion "Autoren, einfacher Name" schon das Ergebnis liefern.

    Den letzten Bearbeiter (erkennbar im letzter Eintrag im Multivalue-Feld $UpdatedBy) liefert hingegen die Formel: @Name([CN];@Subset($UpdatedBy;-1))

    Man kann nach jeder Änderung mit STRG-S zwischenspeichern und sich in einem extra Tab das Ergebnis schon live ansehen, je nach Größe dauert es ein paar Sekunden.

    Schritt 4: schön machen

    Im letzten Schritt passt man die Eigenschaften der neuen Spalte noch an damit Schriftart, Größe etc das Gesamtbild nicht zerschießen.


    Ich habe das bei diversen Teammailboxen inzwischen mit der obigen Formel direkt in der Gesendet View im Einsatz, wenn es gut aussieht baut euer Admin euch das vielleicht auch in die Gesendet-View aller OBK ein.


    Viel Spaß beim Experimentieren =)

    Carsten

  • Ok, vielen Dank schon mal für die Antworten. Wenn ich das oben beschrieben Beispiel so umsetze bekomme ich eine neue Ansicht wo die Verfasser der Mails angezeigt werden. Das ist schon mal gut. Jetzt haben wir in der Abteilung 6 Personen. Wie filtere ich jetzt nach einem bestimmten Nutzer? Also z.B. möchte ich in dieser Spalte nur die Nachrichten von Nutzer 1 angezeigt bekommen? Der CN der Users ist Nutzer 1.

    Wenn ich die Formel z.B. so eingebe: @Name([CN]; "Nutzer 1") dann steht zwar in der Spalte überall Nutzer 1 drin, aber es werden ja alle Mails angezeigt, selbst die der Nutzer 1 nicht verfasst hat.

  • Ok, das Thema habe ich gelöst. So geht man vor:

    1. Erstellen-->Ansciht

    2. Ansichtsname vergeben --> Ansichtstyp Gemeinsam --> Kopieren von Gesendet -->Auswahlbedingungen -->Einfache Suche --> Bedingung hinzufügen --> Bedingung Nach Autor --> den Namen eintragen des Autors

    3. Speichern und anpassen

    4. Erstellen--> Neue Spalte einfügen

    5. Spalte in die Mitte verschieben --> Rechtsklick-->Eigenschaften Spalte -->Titel -->Verfasser eintragen

    6. Anzeige --> Einfache Funktion --> Autor(en) (Einfacher Name)

    7. Speichern mit Strg +S

    Fertig