Mailvorlagen erstellen (Notes 5.x)

    Hallo zusammen,


    gibt es eigentlich eine Möglichkeit unter Lotus Notes 5.x allgemeine Mailvorlagen für alle Benutzer zu erstellen?
    Bislang sieht es so aus, dass bei einem Kunden jeder Benutzer eine Reihe von Vorlagen in seinem Mailfile erstellt. Dabei sind die Vorlagen eigentlich für alle Mitarbeiter gleich. Wenn sich nun eine Vorlage ändert, muss dies bei allen Usern geändert werden. Ein wenig unglücklich.
    Da habe ich mir gedacht, dass ich ein "Vorlagenmailfile" auf dem Server anlege und hier die Vorlagen zentral gepflegt werden. Wenn nun aber ein Benutzer in der Vorlagenansicht auf "Neues Memo" drückt, wird diese Memo auch in dieser Vorlagen-DB gebaut und nicht in seinem Mailfile.


    Gibt es dafür unter Notes schon irgendetwas, was ich noch nicht gefunden habe?


    cu


    Jörg

    Tach!


    Im Grunde ist das gar nicht so wild, wie du es schilderst. Alle User erben doch von einer Schablone, oder? Dann musst du im Grunde nur die Vorlage in der Schablone *einmal* ändern und des Nächstens, wenn der Designer Task losläuft, werden in den Usermailkörben die Vorlagen erneuert...


    Oder versteh ich dich jetzt falsch?


    greetz
    RW

    Life is not a journey to the grave with the intention of arriving safely in a pretty and well-preserved body, but rather to skid in broadside, thoroughly used up, totally worn out, and loudly proclaiming "Wow, what a ride!!! :evil:
    Beschleunigung ist, wenn die Tränen der Ergriffenheit waagrecht zum Ohr hin abfliessen - Walter Röhrl

    Hallo RockWilder,



    das stimmt so nicht ganz. Die Vorlagen, welche ich meine sind die Mailvorlagen. Sprich dies sind vom Benutzer angelegte Dokumente innerhalb des Mailfiles. Wenn nun ein Benutzer diese Dokumente anpasst (in seinem Mailfile) werden die Dokumente in den Mailfiles der anderen Benutzer natürlich nicht angepasst.


    Es handelt sich hier nicht um irgendwelche Masken.


    cu


    Jörg

    Naja, es sollen doch aber alle User die selbe(n) Vorlage(n) haben, oder? Sollen die User denn ändern dürfen, oder nicht?


    greetz
    RW

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    Hi,


    grundsätzlich sollen alle Benutzer die selbe(n) Vorlage(n) haben. Es soll auch bestimmten Usern möglich sein, diese Vorlagen zu ändern.


    Gegen eine Implementierung in die Schablone spricht:


    a) dass es auch Vorlagen geben soll, die Attachments beinhalten


    b) sich die Vorlagen des öfteren Ändern und daher das Design immer wieder angepasst werden müsste


    c) die User normale Anwender sind - sprich keine Erfahrung von Notesentwicklung und auch keinen Designerclient haben


    cu


    Jörg

    a) sind die Attachments einheitlich, oder auch wieder quer Beet? Wenn ja: verloren. Wenn nein, mehrere Vorlagen mit den jeweiligen Attachments


    b) musst du dann in einer Vorlagen-DB auch, insofern nimmt sich das nichts...


    c) die Erstellung/Aktualisierung der Vorlagen sollte dann auch nicht das Problem der User sein, sondern euers :P


    Mir geistert die ganze Zeit eine Möglichkeit durch den Kopf. Du kannst in der Mail-DB einen Knopf hinterlegen, der per DBLookup in die Vorlagen-DB reinschaut und dem User dann in einem Listenfeld, PopUp o.ä. die Vorlagen, respektive deren sprechende Namen, präsentiert. Er wählt eine aus und schwupps wird mit dieser Vorlage ein Memo kreiert. Ne fertige Lösung dazu hab ich allerdings nicht.


    [edit]
    einen Ansatz könnte vielleicht die Aktion Tools/New Memo - Using Stationery aus der Original-Mailbox bieten. Da wird gleich son PopUp generiert und die jeweiligen Stationeries angezeigt. Müsste nur noch etwas aufbegohrt werden...
    [/edit]


    greetz
    RW

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    Hi RockWilder,



    a) die Attachments werden auch des öfteren gewechselt


    b) Stimmt so nicht! Wenn ich eine Vorlagen DB habe, in welche die User Dokumente mit Attachments erstellen, brauchen die kein Design ändern.


    c) Ich möchte allerdings nicht andauernd, wenn die Benutzer einen Schreibfehler in einer Vorlage gefunden haben (soll ja mal vorkommen) das Design der Maske ändern.


    Ich habe das jetzt so gelöst:


    Eine Vorlagen-DB auf dem Server erstellt, als Basis diente die Mailschablone.
    Dann den Knopf "Neues Memo - Neue Nachricht - Vorlage verwenden" verändert, so dass die neue Mail nicht in der Vorlagen DB, sondern im Mailfile des Benutzer erstellt und von dort gesendet wird.


    Nun kann ein ausgewählter Personenkreis in der Vorlagen DB die Vorlagen (Notesdokumente mit Attachments und allem was eine Mail halt so für Features hat) erstellen. Und die anderen Benutzer (Leserechte auf die Vorlagen DB), können ausgehend aus der Vorlagen DB neue Mails in Ihrem Mailfile erstellen und als Basis die Vorlagen verwenden.


    Funktioniert zumindest im Test mit 3 Usern ganz prächtig.


    cu


    Jörg