@mailsend und Out of Office

    Hallo zusammen,


    wir haben in so ziemlich jeder Datenbank @mailsend Formeln.
    Jedesmal wenn ein Mitarbeiter seinen Bereich im Dokument fertig ausgefüllt hat werden mails generiert um bestimmte Personengruppen zu informieren.


    Unglücklich nur wenn einer von denen mittlerweile im Urlaub ist und dann der letzte Bearbeiter deswegen ne Out of Office Meldung bekommt. Vor allem wenns der letzte im Dokument ist und ausgerechnet der Herr Präsident ist. Der ist davon nicht sehr angetan...


    Gibts da vielleicht ne Formel oder irgendwas anderes mit dem das verhindern kann?


    Danke & Gruß,
    cyntia

    domino server 6.5.5; notes clients 6.5.1 bzw. 6.5.2 englisch auf w2000 E
    clients auf w2000 englisch bzw. englisch multilanguage mit japanisch......

    Hi Cynthia
    Ich denke es wäre ein Ansatz die Mails im Namen des Servers und nicht im Namen eines Users senden zu lassen. Das bewirkt, dass eventuelle Out of Office-Mails nur beim Server landen und dort nicht weiter stören.
    Um den Workflow zu kontrollieren, könntest du einen Agent basteln, der regelmässig kontrolliert, ob die jeweiligen Dokument weiterbearbeitet werde. Dies mit Check auf Statusfelder und Datum ... Falls der Check nicht ok ist, kann ein Mail an einen Verantwortlichen gesendet werden.
    Gruss, Katja

    Hallo Katja,


    die Idee mit der mail im Auftrag des Servers find ich klasse.
    Aber die Umsetzung mit den Statusfeldern bei uns nahezu unmöglich, da die Datenbanken sich ständig ändern. D.h. kaum läuft sie mal ein paar Monate wird der ganze Workflow auf den Kopf gestellt, weil die Mitarbeiter sie nicht so benutzen wie es geplant war. Was sie immer häufiger fordern ist, dass wenn ein reject vorliegt das Dokument nicht geschlossen wird, sondern ab einem bestimmten Punkt wieder zurückgesetzt wird - grummel.
    Und sonst immer schön vorm verändern geschützt sein muß, damit ja keiner hinterher noch ein paar Nullen anhängt.


    Gibts irgend ne andere Möglichkeit das mit der mail hübscher zu machen?


    cyntia

    domino server 6.5.5; notes clients 6.5.1 bzw. 6.5.2 englisch auf w2000 E
    clients auf w2000 englisch bzw. englisch multilanguage mit japanisch......

    Der OOO versendet u.a. keine Mails wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:


    - die Mail wurde von einem Agenten (also automatisch) erzeugt
    - die Mail enthält einen beliebigen Betrefftext, der im OOO-Profil ausgeschlossen wurde.


    Genau hier wären die Ansatzpunkte.


    Entweder man ändert das @Mailsend so ab, dass es nicht mehr direkt in der Formel sondern in Form eines Agenten ausgeführt wird, dann wär das schon eine Lösung.


    Alternativ kann man allen Workflow-Mails eine bestimmte Textpassage in den Betreff setzen, z.B. <<WF>> o.ä. und diesen Text dann zentral in alle Abwesenheitsprofile vorbelegen. SOlange ein Anwender diesen Text nicht absichtlich aus seinem OOO-Profil beseitigt würde das auch reichen. Das kann man übrigens problemlos auch bei bereits aktivierten OOO nachtragen ohne den OOO zu gefährden.


    Letzte Variante wäre eine Änderung am OOO selbst, um eine firmenspezifische Ausnahme einzubauen.