Automatisch Aufgaben erstellen

Hallo an alle!
Ich hab mal wieder ein Problem und keine Ahnung.
Wir haben eine Datenbank, in der man Projekte erfasst. Nun soll automatisch, wenn jemand ein neues Projekt erfasst/speichert, eine (evtl. Gruppen-)Aufgabe an den/die zuständigen Bearbeiter gesendet werden mit den Daten, die das Projekt betreffen. Aber die Aufgaben gehören ja zur Mail-Db des jeweiligen Bearbeiters. Und webfähig muß das Ganze auch noch sein. Ich habe schon in der Maske "Task" gestöbert, aber nicht das richtige gefunden. Kann jemand helfen?
Vielen Dank schonmal.