Beiträge von therookie

Hallo taurec,

kannst du mir da einen kleinen Tipp geben, wie ich aus den Antwortdokumenten ein Hauptdokument machen kann? Wichtig wäre halt, das das wirklich nur mit den Antwortdokumenten passiert, die kein Hauptdokument haben.

Denke mal am sinnvollsten über einen Agenten, der nach oder vor Eingang einer neuen Mail läuft, dann bei Antworten prüft ob er ein Hauptdokument findet und wenn nicht aus der Antwort ein Hauptdokument macht.

Soweit die Theorie, aber mit welchen Befehlen kann ich das auch umsetzen?

Kann ich dann irgendwie einen Agenten laufen lassen, der Antwort-Dokumente, die kein Hauptdokument besitzen, in ein Hauptdokument umwandeln?
Oder kann ich die Antwortdokumente, die kein Hauptdokument besitzen zumindest in einer separaten Ansicht anzeigen lassen (nur die ohne Hauptdokument)?

Hallo,

ich habe eine Datenbank in der Hauptdokumente und Antwortdokument hierarchisch angezeigt werden. Eine interne Abteilung schickt eine Nachricht aus der DB an einen Mitarbeiter und dieser antwortet darauf. Die Antwort wird dann unter dem Hauptdokument angezeigt. Jetzt habe ich das Problem, das öfters Mitarbeiter die Mail der internen Abteilung Sekretärinnen oder Helfer weiterleiten und diese dann darauf antworten und als Empfänger meine DB reinschreiben. Die Antwort kommt dann zwar an, es gibt für diese aber ja dann kein Hauptdokument. Mein Problem ist, das das Antwortdokument wg. dem fehlenden Hauptdokument in meiner Ansicht gar nicht angezeigt wird.

Kann ich das irgendwo festlegen, das Antwortdokumente ohne Hauptdokument in der hierarchischen Ansicht auch angezeigt werden, oder das diese dann durch einen Agent in ein Hauptdokument umgewandelt werden?

Vielen Dank für den Tipp. Habe das Ganze in einen "NachEingangneuerMail"-Agenten drin und es scheint jetzt auch zu funktionieren.

Hallo,

habe ein Problem in einer Datenbank von uns. Eine Abteilung von uns versendet aus dieser DB heraus Nachrichten an Mitarbeiter. Diese Nachricht wird dann in der Abteilung kategorisiert (über Feld Status, mit Wert "in Bearbeitung" oder "Abgeschlossen"). Die Mitarbeiter können auf diese Nachricht antworten. Dann wird die Antwort hierarchisch zu der Nachricht angezeigt. Der Ablauf ist in der Regel so, das die Abteilung das Mail wegschickt und auf "in Bearbeitung" setzt. Wenn die Antwort des Mitarbeiters dann da ist schickt die Abteilung entweder wieder eine Antwort zurück und lässt das Ganze "in Bearbeitung" oder das Dokument wird durch die Abteilung auf "Abgeschlossen" gesetzt und dadurch dann aus der Ansicht "Aktuelles" entfernt und landet in der Ansicht "Archiv".

Es kommt nun immer wieder mal vor. Das Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt doch noch einmal eine weitere Antwort auf diese Nachricht senden. Die Abteilung sieht diese dann aber gar nicht weil diese Antwort hierarchisch direkt im "Archiv" landet.
Ich hätte jetzt gerne, das wenn eine Antwort in der Datenbank ankommt, automatisch das Hauptdokument den Status "in Bearbeitung" bekommt und dadurch wieder in der Ansicht "Aktuelles" landet.

Leider funktioniert das nicht so wie ich es mir gedacht habe. Ich habe aktuell einen Agenten, der nach Eingang einer neuen Mail läuft, eingerichtet. Habe folgende Formel eingestellt:

FIELD hauptdoc:=@InheritedDocumentUniqueID;
@SetDocField($REF;"Status";"in Bearbeitung")

Das mit dem @inheritedDocumentUniqueID habe ich hier in einem anderen Post gefunden, hat aber leider nichts gebracht. Wie kann ich das lösen?

PS: Wenn ich nach Eingang der Antwort in das Hauptdokument gehe, etwas ändere und speichere, ist der Status "in Bearbeitung". Meine Formel scheint also an sich zu greifen. Es sollte aber natürlich funktionieren ohne das ich danach manuell das Hauptdokument nochmal öffne und speichere.

Vielen Dank. Mit dem convert -c funktioniert wirklich super. Genau so wollte ich es.

Zitat von RockWilder

Ist ein convert -c keine Option für dich?

Was macht der convert -c? Werden dann automatisch aus meinen Kategorien Ordner?

Zitat von ascabg

Allerdings bin ich mir bei beiden Varianten nicht sicher, wie diese reagieren, wenn Du einen Foldernamen angibst, der noch nicht in der DB existiert.

Vielen Dank für dem Tipp. Leider funktioniert es so nicht, da das nur geht, wenn die Ordnernamen schon bestehen und das ist bei mir ja nicht der Fall. Denke ich muss das Ganze doch per Script versuchen.

Danke für den Tipp. Muss ich mal probieren. Hatte gehofft es gibt eine Funktionsformel

Wir haben aktuell noch eine Notes 7-Mailschablone im Einsatz. Aus der Historie heraus arbeiten wir in unserer Mail-DB noch sehr stark mit Kategorien und kaum mit Ordnern. Unsere Mitarbeiter haben eine Ansicht "Alle Mails nach Kategorie" und die meisten Mitarbeiter arbeiten gar nicht mit Ordnern, sondern nur mit den Kategorien. Ich möchte die Kategorien jetzt am liebsten abschaffen.

Gibt es eine Formel mit der ich Dokumente in Ordner verschieben kann bzw. ggf. auch Ordner erstellen kann und die Dokumente da rein schieben?

Meine Idee ist, das ich eine Formel über die Mail-DB laufen lasse, die entsprechend der vom Mitarbeiter vergebenen Kategorien Ordner erstellt und die Dokumente automatisch da rein schiebt. So wäre die Umstellung für die Mitarbeiter leichter.

Alternativ müsste halt jeder Mitarbeiter seine Ordner manuell anlegen und die Dokumente alle manuell da rein ziehen

Mit IM_DISABLE_CHAT_INVIEW ist das Teil bei mir auch bei allen Clients weg. Super, dann muss ich da ja schonmal nichs mehr in der Maske ändern.
:danke:

Danke Andreas. Damit ist es bei mir auch so. Der Button bleibt aber alles andere ist weg und es kommt auch keine Fehlermeldung beim draufklicken.
Jetzt bin ich zwar über einen viel einfacheren Weg wieder bei meinem alten Problem. Wie bekomme ich die Sprechblase weg?
Ist ja echt blöd, wenn die bei allen Mitarbeitern da ist obwohl sie keine Funktion hat.

Hat noch jemand eine Idee?

Nochmal zu meinem Problem. Gibt es vielleicht Notesseitig eine einfache Möglichkeit das "Chatten" komplett zu deaktivieren, damit das nirgends mehr angezeigt wird und das evtl. ohne die Mail-DB anzupassen zu müssen?

Danke für die Antwort. Die Mailschablone pass ich schon immer an und hatte deswegen eigentlich noch nie ein Problem. Natürlich mache ich immer eine Kopie von der Original-Schablone und rühr diese nicht an. Ich gehe dabei auch nicht sehr in die Tiefe, sondern entferne lediglich aus den Ansichten "Aktionen", die wir nicht brauchen oder füge individuelle Aktionen ein (z.B. Buttons über die Einträge in anderen DBs geöffnet werden).

Der Tipp mit dem verbergen ist gut. Ich habe die Gemeinsamen Aktionen bisher immer komplett gelöscht, was zwar auch noch nie nicht zu Problemen führte, aber verbergen ist natürlich sinnvoller.

In meinem konkreten Fall ist es jetzt so, das ich alle gemeinsamen Aktionen zum Chatten gelöscht habe und auch in der von mir gewünschten Ansicht alle Aktionen gelöscht habe und dann trotzdem noch diese blöde Sprechblase da ist.

Kann mir jemad sagen welche gemeisame Aktion ich verbergen muss, damit die Sprechblase verschwindet?

Hallo,

wir stellen demnächst auf die neue Mailmaske von Notes 8.5 um. Ich möchte darin einige Anpassungen vornehmen. Wir haben dort einige zusätzliche Funktionen drin, die auch gut laufen. Ich möchte aber auch einige Buttons und Funktionen entfernen, die bei uns nicht genutzt werden sollen. Ich möchte z.B. in alle Ansichten die Aktionen "Chatten" entfernen. Ich habe deshalb in der Ansicht "Alle Dokumente" den Bereich "Chatten" gelöscht. Jetzt sind zwar alle Aktionen bzgl. des Chattens weg aber das Sprechblasensymbol ist immer noch da. Wenn ich dieses anklicke kommt eine Meldung das das Chatten aktuell nicht funktioniert. Wie bekomme ich diese Sprechblase aus der Aktionsleiste weg?
Ich habe sogar mal testweise alle Aktionen aus der Ansicht gelöscht. Dann ist die Aktionsleiste leer, nur diese Sprechblase wird noch angezeigt. Ich bin bald am verzweifeln.

Muss ich da an einer anderen Stelle was machen, damit das blöde Symbol verschwindet. Wäre sehr dankbar für einen Tipp.

Habe das Problem jetzt selbst gelöst. Der Fehler lag in meinem Button zum Versenden. Dort gab es zwei Buttons. Einen, der das Mail aus der Vorlage versendet und den Status des Dokumentes auf in Bearbeitung setzt und einen, der den Status auf erledigt setzt. Bei dem "in Bearbeitung" war ein FileSave vor dem Mailsend und bei diesem passte alles. Bei dem "erledigt" hatte ich das FileSave nach dem Mailsend und da haben die Bilder beim Empfänger gefehlt.

Nein. Da steht eben gar nichts drin. Wäre ja auch komisch. Die Kollegen fügen einfach ein Bild aus der Zwischenablage ein und schicken das weg.

Sorry, habe ich vergessen. Die Mails werden eigentlich immer intern verschickt.

Langsam bringt mich das mit den Vorlagen zur Verzweiflung. Wir nutzen in einer Mail-DB die Vorlagen. Mehrere Mitarbeiter versenden Mails aus den Vorlagen heraus an andere Mitarbeiter. In einigen Vorlagen sind auch Bilder mit drin, die über die Zwischenablage dort rein kopiert wurden. Jetzt kommt es immer wieder vor, das Kollegen ein Mail aus einer Vorlage mit Bild aus der Datenbank wegschicken, das Mail beim Empfänger aber ohne das Bild ankommt. Ich kann das nicht verstehen.

Schaue ich mir das Mail in der DB an von der es weggeschickt wurde, ist das Bild drin, beim Empfänger fehlt es aber. Was kann das sein? Das Problem besteht nur beim Versenden von Mails aus Vorlagen und auch da nicht immer. Ich habe noch keine Regelmässigkeiten feststellen können.

Hat von euch jemand eine Idee?

Vielen Dank für den Hinweis. Das wusste ich nicht. War genau bei der neuen Mail-Datenbank und ich war drin. Mit meiner bisherigen Mail-DB (7er-Schablone) ging das ohne Probleme auch, wenn ich drin war.