Es gibt über Agenten und LotusScript die Möglichkeit neue (und geänderte) Dokumente abzugreifen.
Entweder über die Option "Alle neuen und geänderten Dokumente seit dem letzten Start"
oder
über Lotus Script. Die Klasse "NotesDatabase" enthält eine Methode "Search". Das kann dann ungefähr so aussehen:
Dim lasttime As Variant
Dim dateTime As NotesDateTime
lasttime = Now() -1
Set dateTime = New NotesDateTime( lasttime )
Set dc = db.Search( "@All", dateTime, 0 )
Wobei Du statt "@All" noch anderen @Code verwenden kannst um die Suche nach Dokumenten einzugrenzen.