Zu 1)
Du hast natürlich Recht was die Vorgehensweise des Benutzers anbelangt. Allerdings ist es nicht so tragisch wenn ein Eingeladener an der Besprechung nicht teilnehmen kann, als wenn der "Raum nicht teilnehmen kann".
Müssen sich die Benutzer halt dran gewöhnen erst nach dem verfügabren Raum zu suchen
Zu 2)
Das habe ich auch vermutet, aber dann habe ich extra vorher mal das ServerAdressbuch geöffnet, trotzdem stand in der Suchmaske anschließend das andere Adressbuch drin. Schlimmer ist, dass das Feld ausgegraut ist, ich kann also auch kein anderes Adressbuch auswählen (hatte ich wohl nicht erwähnt).
Das irgendetwas nicht stimmt zeigt wohl auch die Fehlermeldung, die vorher erscheint und die ich mir auch nicht erklären kann.