Maximale Anzahl an einzuladende Personen

  • Hallo,

    ein Anwender möchte eine Besprechung aus dem Kalender an mehr als 300 Personen erstellen und erhält beim "speichern und senden" die Fehlermeldung, dass die Größe von 32k überschritten sei. Die einzuladenden Personen sollten alle im Feld "erforderlich" stehen, da gleichzeitig ein externes Telefonkonferenzing-Tool angesprochen werden soll.

    Die einzuladenden Personen befinden sich in diversen Gruppen. Eine manuelle Aufteilung ist für den Anwender keine Option, zumal das externe Tool mit Nachmeldungen nicht gut zurechtkommt und an diesen Personenkreis keine Einwahldaten sendet.


    Kennt jemand eine Lösung oder Workaround?


    Danke und Gruß

    Els


    Notes-Client 9.0.1 auf Windows 10

    Domino-Server 11.0.1 auf Windows

  • Hallo Els,


    in einem ähnlich gelagertem Fall bei einem Kunden (hier ging es zwar um Fax- und SMS-Empfänger aber ebenfalls um das Problem einer zu großen Teilnehmerliste bei gleichzeitig angebundenem externen System, das nur das SendTo-Feld auswerten konnte) bestand der Workaround aus zwei Schritten:


    1) die Verwendung (oder einmalige Erstellung einer zusätzlichen) verkürzten Alias-Adresse für alle Empfänger;

    2) die Erstellung einer Gruppe mit diesen Adressen je Vorgang (die vor dem Versenden natürlich aufgelöst wird).


    Die Gruppe dient genaugenommen nur der Erleichterung bei der Kontrolle, da man so die tatsächliche Größe des Namensfelds relativ simpel im Auge behalten und die Gruppenmitglieder in der verkürzten Fassung und die Real-Namen in einer Liste zum Abhaken nebeneinander anzeigen kann, technisch notwendig ist die Gruppe ansonsten nicht, sie wird ja vor dem Versand auf jeden Fall ausgepackt.


    Die verkürzten Alias-Adressen sind hier schon etwas anspruchsvoller, ohne weitere Kenntnis des Systems, der Anzahl der Nutzer insgesamt oder der Art der Eingeladenen (intern, extern oder mixed) ist es schwer Tipps zu geben, daher mal allgemein.


    a) Notes-Adressen lassen sich i.d.R. sehr gut verkürzen, so wird bei voller Funktionalität z.B. aus:

    Vorname Name/Berlin/MyCompany @ MYCOMPANY (CN=Vorname Name/OU=Berlin/O=MyCompany @ MYCOMPANY)

    Vorname Name @ MYCOMPANY


    Voller, hierarchischer Name= 50 Byte, Verkürzter Name=25 Byte - Einsparung im Beispiel 25 Byte je Person (ca. 50% = Verdopplung der möglichen Empfängeranzahl).


    Wohlgemerkt - der Kalender expandiert in dieser Form NICHT automatisch den Namen und innerhalb von Notes funktioniert trotzdem alles wie immer.


    Auch das ominöse externe Tool spielt hier eine, wenn auch nachgelagerte, Rolle: werden die Einladungen z.B. erst nach MIME konvertiert müssen weitere Überlegungen/Tests her um den zur Verfügung stehenden Platz und die Methoden auszuloten. So sind weitere Tools wie iQ-Suite und Co. gern hilfreich wenn es um automatische Anpassungen von Mails auf Serverebene geht. Wie gesagt - das Thema wird schnell sehr speziell.


    Ich hoffe, ich konnte einen Ansatz zur Problemlösung liefern.

    Frohe Ostern

    Carsten