Mail on Holiday

  • Hallo zusammen,
    wie in den letzten Tagen berichtet wurde, hat die Firma Daimler intern eine Lösung (unter Lotus Domino) zu Verfügung gestellt, mit der Mitarbeiter in der Ferienzeit (per Agent oder Server?) alle eingenden Mails löschen lassen können.
    Außerdem bekommt der Absender eine Abwesenheitsbenachrichtigung über die automatische Löschung der Mail mit einem alternativen Ansprechpartner.
    Mein Chef hat das gelesen und ist auch interessiert, ich könnte ja mal bei Daimler anrufen und nach einem Erwerb der "Lösung" fragen :thumbup: .


    Hat jemand von Euch solch eine Lösung schon einmal erstellt oder gesehen?
    Natürlich bin ich für jeden Tipp dankbar.


    Gruß
    Thomas

  • Du meinst, der User soll sich eine Regel erstellen in der alles gelöscht wird was im Mailkorb landet.
    Nach dem Urlaub dann schnell die Regel morgens deaktivieren.
    Kann man eigentlich eine Regel erstellen und diese zentral allen Usern zur Verfügung stellen?


    Bei dieser Lösung müßte der User dann auch noch zusätzlich den ooo-Service aktivieren und über die Löschung informieren!?


    Gruß


    Thomas

  • Schau mal unter Policys. Da kannst du einiges einstelen. Die Regel in der Schablone erstellen, signieren und aktivieren. Anschließend Template ausrollen und fertig ist die günstige Daimler Lösung :)

    Domino [italienisch domino >(geistlicher) Herr<
    Uups, ich hab ein graues Gehäuse an meinem Domino.
    Das muss doch dann schwarz sein, oder ???

  • Dann werde ich mich mal mit den Policys beschäftigen.
    Weitere Regeln erstellen und verteilen kann ich mir vorstellen.
    Aber einen Abwesenheitsagenten mit einer anderen als der normalen Nachricht zu aktivieren stelle ich mir schon nicht so einfach vor.

  • Ich persönlich halte davon überhaupt nichts. Wie auch berichtet wurde, kann u.U. das Problem der "persönlichen Chemie" auftauchen: Kontakte zum Kunden, die über die Jahre etabliert und gepflegt wurden, können nicht immer und ohne Weiteres durch einen Stellvertreter ersetzt werden.
    Weiters besteht aus meiner Sicht das Problem, dass, sollte es in der eigenen Abwesenheit zu weiteren geschäftlichen Kontakten kommen (Angebotserstellung, Reklamationsbearbeitung, ...), die Historie komplett fehlt und sie sich nach dem Urlaub doch wieder zusammengesucht werden muss. Das bedeutet mehr oder weniger umfangreiche Gespräche mit anderen Kollegen und anderen Abteilungen. Die Zeitersparnis dürfte sich somit in Grenzen halten, das "Stille Post-Prinzip" schlägt zu.


    Einmal davon abgesehen würde ich als Kunde ziemlich vergräzt reagieren, wenn ich eine Meldung bekomme, dass die Mail einfach mal eben so gelöscht wurde ... Kontaktdaten des Vertreters hin oder her. Stelle ich eine Angebotsanfrage oder melde ich einen Bug, erwarte ich schlicht und ergreifend, dass a) sich sofort und kompetent darum gekümmert wird (egal wie kompetent der Stellvertreter sein mag, eine gelöschte Mail kommt bei mir an als "Interessiert mich einen Dreck, wir behandeln das mit niedrigster Priorität") und b) mein eigentlicher Ansprechpartner umgehend nach seinem Urlaub in der Materie drin steckt und sich nicht erst einige Stunden oder gar Tage Zeit nehmen muss, die Informationen hausintern zusammen zu suchen.


    Gerade in großen Umgebungen sollte es darüber hinaus ohnehin "best practise" sein, dass Mitarbeiter nicht persönlich angeschrieben werden, sondern über Mail-In Datenbanken kommuniziert wird. Dann tritt auch nicht das Urlaubs-/Vertreter-Problem auf.


    Und von all dem einmal abgesehen: je nach Branche und wie geschäftskritisch bestimmte dienstliche Mails sind, besteht auch noch das Problem der revisionssicheren Archivierung. Vor meinem jetzigen Arbeitgeber war ich im Sparkassenumfeld tätig und da schiebt bei bestimmten Mails schon die BaFIN der Löschung einen Riegel vor. Ich kann mir nicht vorstellen, dass bei Daimler die Angebotsanfrage nicht als geschäftskritisch angesehen und archiviert wird. Wenn nun also solcherlei Mails ohnehin archiviert werden, was soll dann das Rumgelösche in den User-Mailboxen? Wie geht man mit Situationen um, wo ein Mitarbeiter aus dem Urlaub kommt, sich nach dem Stand der Dinge erkundigt, aus welchen Gründen auch immer die Benachrichtigung über einen bestimmten Geschäftsvorfall nicht erhält, es darüber dann zu Stress hausintern oder mit Kunden kommt, er glaubhaft versichert, dass er nichts wusste, der Admin nachweist, dass die Mail im Archiv steckt und unterm Strich die gesamte Chose darauf hinaus läuft, dass eine Mail, die ihn eigentlich hätte erreichen sollen, aufgrund der Löschaktion ihn nicht erreichen konnte? Es muss ja noch nicht einmal böser Wille beim Stellverteter dahinter stecken, dass nicht informiert wurde. Kann ja auch ein Versehen sein oder die Wichtigkeit wurde nicht entsprechend eingeschätzt. Oder was auch immer. Hat doch nur zur Folge, dass der Kunde mglw. angefressen ist und hausintern erst die Suche nach der Mail und anschließend das mit-dem-Finger-aufeinander-zeigen losgeht. Und das soll Zeit und Ressourcen sparen?


    Geht es "nur" darum, den jeweiligen Mitarbeiter die ersten zwei oder drei Tage nach dem Urlaub nicht einfach "freizustellen" damit er erstmal seine Mails in den Griff bekommt, wäre es IMO weit sinniger, bestehende organisatorische Regeln zu nutzen und ggf. nachzuschärfen, als über ein bestehendes und -scheinbar lange liegen gelassenes- Problem weitere Org-Richtlinien zu stülpen, die sich als nutzlos und/oder womöglich einmal als kontraproduktiv erweisen können, die dann auch nachgeschärft werden müssen, bevor man darüber wieder Richtlinien stülpt, usw. usf. ....


    Das Prinzip des "sauberen Schreibtisches nach dem Urlaub" ist in meinen Augen Blödfug. Den Mitarbeitern in ihrer Urlaubszeit den Zugriff auf iNotes/BB/Traveler zu sperren und hausintern vernünftige Stellvertreterregelungen zu schaffen, halte ich für weit sinniger als Mails dem Kunden durch die Blume zu stecken, dass es hausintern an einigen Stellen organisatorisch hapert. Das Bild, das nach aussen abgegeben wird, sollte in solche Überlegungen auch immer mit reinspielen.


    /edit
    Aus dem Gesagten sollte es hervorgehen, aber ich möchte es noch einmal in aller Deutlichkeit hervorheben: bevor man nun wild Policies erstellt oder Regeln verteilt (und dazu in den Profildokumenten rumpfuscht), muss das nicht vom Abteilungsleiter genehmigt werden (völlig irrelevant, wie begeistert er davon ist!), sondern von der hausinternen Revision und/oder Orga. Auch die Datenschützer und vermutlich auch der BR müssen das explizit abnicken.


    /edit2
    Aus dem Gesagten sollte es hervorgehen, aber auch einen zweiten Punkt möchte ich hervorheben: das ganze kann nur funktionieren, wenn ausschließlich dienstliche Mail gestattet sind. Private Mails zu löschen ist nach deutschem Datenschutzrecht ein absolutes No-Go! Und bevor nun jemand auf die grandiose Idee kommt, wilde Konstrukte mit Black- und White-Lists zu erfinden (Mails von Absendern in der Blacklist werden gelöscht, Mails von Absendern in der Whitelist bleiben), sollte man lieber die Zeit und Energie in anständige Org-Richtlinien stecken.


    Wer solcherlei Konstrukte derart unreflektiert übernimmt, sollte Tausend Mal an die Tafel schreiben "Technik kann menschliches Fehlverhalten nicht kompensieren!"

    Life is not a journey to the grave with the intention of arriving safely in a pretty and well-preserved body, but rather to skid in broadside, thoroughly used up, totally worn out, and loudly proclaiming "Wow, what a ride!!! :evil:
    Beschleunigung ist, wenn die Tränen der Ergriffenheit waagrecht zum Ohr hin abfliessen - Walter Röhrl

    Einmal editiert, zuletzt von RockWilder ()

  • Hallo RockWilder,
    erst einmal vielen Dank für Deinen sehr ausführlichen Kommentar und Deine Sichtweise zu diesem Thema.
    Mit Deinen Ausführungen gebe ich Dir uneingeschränkt Recht und ich möchte es auch wirklich vermeiden in unseren Schablonen herumzuexperimentieren.
    Da sind ein paar Anregungegn, die ich ein wenig aufarbeiten und mit unserer Verwaltungsführung besprechen werde.


    Gruss
    Thomas

  • Noch eine Anmerkung zu dem Vorschlag mit dem anlegen der Regeln:


    Das funktioniert zum erstmaligen verteilen bei Neuanlage, allerdings nicht das Aktivieren.
    Denn dieses wird in ein Profildokument gespeichert, welches aber bei der Anlage des mailFiles nicht aus der Schablone kopiert wird

  • Und wenn ich den Haken setze, dass er Profildokumente mitnehmen soll?
    Wäre zwar noch eine weitere Anpassung am Template und ein noch weiteres Entfernen vom Standard, das hoffentlich dokumentiert ist, damit das in zukünftige Versionen mit übernommen wird. Aber wenn eh schon dran rumgeschraubt wird.....

    Life is not a journey to the grave with the intention of arriving safely in a pretty and well-preserved body, but rather to skid in broadside, thoroughly used up, totally worn out, and loudly proclaiming "Wow, what a ride!!! :evil:
    Beschleunigung ist, wenn die Tränen der Ergriffenheit waagrecht zum Ohr hin abfliessen - Walter Röhrl