Automatischer Kontaktimport /Kontaktaktualisierung

  • Automatischer Kontaktimport /Kontaktaktualisierung

    Wunderschönen guten Morgen,

    ich bin eigentlich "nur" ein versiertes Excel VBA Spielkind, von daher stehe ich bei Lotus nun vor folgendem Problem.

    Da wir ständig wechselnde "Mitglieder" in einer Liste haben, die angemailt werden muss, muss ich mein Adress-/Kontaktbuch ständig aktualisieren...

    Ausgangssituation: Auf einem Sharepointserver befindet sich eine Mitgliederliste. Diese importiere ich mit Hilfe eines Excelmakros und speichere dieses ab (in welchem Format ist erst einmal hinfällig, da hätte ich mehrere Möglichkeiten).

    Ist es mit einem Lotusscript nun möglich (jedes Mal beim öffnen oder über einen Button (im Reiter "Aktionen")) diese Datei (*.xlsx, *.txt oder sonst was) zu importieren, um sein Adressbuch bzw. eine Gruppe im Adressbuch zu aktualisieren? Im Idealfall wird der Inhalt der Gruppe vorher gelöscht, um auch alte "Datensätze" zu entfernen.

    Ich weiß nicht wie kompliziert dieses ist (sofern es überhaupt machbar ist), aber ich danke euch schonmal vielmals für jegliche Mühen.

    Mit freundlichem Gruß,

    euer Tommii


    P.S.: Lotus System :

    IBM Lotus Notes 8.5
    Release 8.5.2FP4
    Revision 20111118.0756-FP4 (Release 8.5.2FP4)
    Standardkonfiguration

    (Hoffe, dass sind alle benötigten Daten?)
  • Hi ascabg,

    das freut mich wahnsinnig zu hören. Also mein Gedanken für die Schrittkette würde wie folgt aussehen:

    Script Starten --> Exceldatei öffnen (diese holt sich automatisch die Daten vom SharePoint, dass haut auch alles schon hin) --> Gruppeninhalt löschen (wenn Excel Datei wieder geschlossen ist) --> Gruppe mit neuem Inhalt füttern..

    leider Gottes habe ich Null Ahnung von der Lotusscript Syntax...
  • Warum willst du dir die Mühe machen?
    Stell ein weiteres Adressbuch zur Verfügung, auf das ein limiterter Nutzerkreis Autorenrechte hat und trag den Gruppennamen als Owner der Gruppe ein. Dann darf jedes Gruppenmitglied diese Gruppe auch pflegen. Oder aber du trägst nur ausgewählte User als Owner ein, dann haben die die Hoheit darüber.
    Life is not a journey to the grave with the intention of arriving safely in a pretty and well-preserved body, but rather to skid in broadside, thoroughly used up, totally worn out, and loudly proclaiming "Wow, what a ride!!! :evil:
    Beschleunigung ist, wenn die Tränen der Ergriffenheit waagrecht zum Ohr hin abfliessen - Walter Röhrl
  • Hi RockWilder...

    Mühe? Das klingt aber "nicht" schön...der Hintergrund ist folgender. Wir haben in unserer Abteilung eine hohe Fluktuation von Mitarbeitern (und nein, ich arbeite nicht bei Zalando). Mittlerweile konnte ich "wenigstens" unseren Chef dazu bewegen, aktive und inaktive Mitarbeiter auf einem SharePoint zu pflegen. Mehr aber auch nicht, d.h. selbst ist der Mann. Da wir ständig E Mails an unsere ganze Abteilung senden müssen, ist es recht lästig, das "persönliche" Adressbuch ständig zu pflegen (meinem Chef ist es leider egal).

    Ergo habe ich an diese Idee gedacht.

    Wenn ihr mir jetzt sagt, dass es ein zu großer Aufwand ist, werde ich die Idee wohl einstampfen müssen. In erster Linie plädiere ich da nur an eure Erfahrung / Fähigkeit, wie gesagt, mir ist die Syntax leider nicht wirklich geläufig..

    Danke immer noch / trotzdem für eure Mühen.

    Mit besten Grüßen tommii
  • Hi,

    Nein.
    Ein grosser Aufwand ist es nicht. Jedoch sollten schon ein gewisses Grundwissen von Lotus Script vorhanden sein.

    Auch wird dir hier sehr wahrscheinlich niemand fertigen Code liefern, da ein grosser Teil der gerade mit derartigen Sachen sein taeglich
    Brot verdient.

    Jedoch findest du in den Weiten des Internets einiges an Beispielen, wie man mittels Lotus Script Daten aus TXT, CSV und auch
    XLS/XLSX Dateien ausliest und in Notes-Dokumente schreibt.

    Google: "lotusscript import from ..." (Excel, text-file)


    Andreas
  • @tommii: mit "Mühe" war weniger gemeint, dass das Vorhaben vorneweg mal 3 Mannjahre verschlingt ;) Ganz im Gegenteil: das ist -in Abhängigkeit von Vorarbeiten- im Grunde in wenigen Minuten zu erledigen.
    Eigentlich meinte ich damit -und das hast du zwischen den Zeilen bestätigt-, dass hier ein organisatorisches Problem vorliegt. Und da bin ich ein großer Gegner davon, das mittels Technik zu erschlagen. So werden Probleme unter den Teppich gekehrt und nicht gelöst. Wenn der Workaround nämlich eines Tages nicht mehr tun sollte, ist das Geschrei groß. Technische Lösungsmöglichkeiten können organisatorische immer nur ergänzen und unterstützen, sie aber niemals vollständig ersetzen.

    Wenn dein Chef also meint, ihm ginge das alles nichts an, muss er sich die Frage gefallen lassen, ob er der richtige für den Job ist. Es ist sein Aufgabe dafür zu sorgen, dass bestimmte organisatorische Grundvoraussetzungen erfüllt sind. Wenn dazu zählt, in einer hochfrequent rotierenden Mitarbeiterstruktur so etwas grundlegendes wie Gruppenzugehörigkeiten zu pflegen, dass hat er sich des Themas anzunehmen. Ob er nun will oder nicht.

    Um aber ein paar Stichpunkte zu nennen, die dich einer möglichen Lösung näher bringen (Andreas hat Google bereits erwähnt):
    die Basic-Sprachkonstrukte "Read" und "Write" für Textdateien
    • NotesDatabase (um das DD anzupieken)
    • NotesDokument (für das Gruppendokument)
    • NotesItem (für das Feld)
    Wie Andreas ebenfalls schon erwähnte: ob hier fertiger Code zur Verfügung gestellt wird, ist fraglich.

    Du hast also im Grunde 3 Optionen:
    1. Du lernst jetzt LotusScript; ein praktisches Anwendungsbeispiel ist wie geschaffen für "Learning by doing". Solange es zuverlässig tut, muss der erste Anlauf auch nicht unbedingt "schön" sein.
    2. Du hast jetzt nicht die Ressourcen dich da hinter zu klemmen und du, dein Chef oder ein Kollege darf weiterhin den Heiner geben und die Gruppenmitgliedschaften permanent manuell anpassen. Dafür habt ihr sicherlich ein Vorhaben, auf das ihr kontieren könnt?
    3. Ihr besorgt euch externes Know-How für diesen Task und dein Chef darf seinem Chef erklären, wofür er sein Budget verwendet.
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  • Hi Rockwilder,

    mir gefallen deine Ansichten sehr :) "Problem" ist, dass es wirklich schlimmeres gibt, als die Adressbücher händisch anzupassen. Ich bin halt ein Freigeist...ich liebe den Automatismus (ich bin halt Mechatroniker. Mein Aufgabenfeld erfordert es, unsere Anlagen zu optimieren (welches häufig durch SPS Programmänderungen geschieht)). Wie gesagt, meinem Chef ist es egal, er macht es händisch...auf Büroebene leben wir ca Ende des 1900 Jh....wenn ich nicht ab und zu ne Access Datenbank oder makroverseuchte Exceldateien in den Umlaufbringe, wären wir alles Sekretärinnen....Wer dankt es mir? niemand, ist aber auch egal...im Grunde genommen , liebe ich die Herausforderung...falls es nichts wird, muss ich damit leben.

    Ein weiteres Mal vielen Dank für eure "Tipps" :)

    mfg Tommii
  • Ich bin da voll bei dir: jeder getane Handschlag ist einer zu viel, wenn man ihn von einem Computer auch hätte erledigen lassen können. Von der Bequemlichkeit einmal abgesehen, spielt auch die Fehlerträchtigkeit manueller Anpassungen mit rein.
    Aber: auch wenn man so ziemlich alles proggen kann, was eine Sprache hergibt, ändert es nichts an der Tatsache, dass auch die Wetware mitziehen muss. "Ist mir egal" und "mache ich notfalls manuell" sind Einstellungen, die in der heutigen Zeit so rein gar nichts mehr zu suchen haben. Dass für unsere Volkstreter das Internet im Speziellen und "die Computer" im Allgemeinen noch Neuland sind, ist realistisch betrachtet nicht weiter verwunderlich. Ein Vorgesetzter in der freien Wirtschaft, der sich an Zielen und Kennzahlen messen lassen muss und dennoch so schafft, der hat den Schuss noch nicht gehört.

    Anyway: es ist jetzt so wie es ist, also müssen wir eine Lösung finden. Wie weit bist du mit dem, was dir hier bereits vorgestellt wurde und wo hast du noch (Er-)Klärungsbedarf??
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  • Vielen Dank für deine Antwort.

    Ich habe mir jetzt so einige guides durchgelesen zwecks Erstellung eines Agenten, soweit so gut ( wie gesagt, ich muss leider ganz weit ausholen, da ich Office versucht bin)...Desweiteren habe bereits mit hilfe von codesnippets mir was zusammen gebastelt, um eine exceldatei zu öffnen (so weit so gut...wie gesagt auch wenn sich die Programmiersprachen ähneln, sind mri doch viele Sachen fremd)...

    jetzt versuche ich gerade rauszufinden, wo Lotus das Adressbuch speichert-->in einer Datenbank, ist klar doch wie heißt diese? Ist das die names.nsf? Wenn dem so sein sollte, versuche ich erstmal diese in irgendeiner form auszulesen und im Idealfall in eine Excel Datei oder txt zu speichern, NUR um zu gucken, ob ich überhaupt die richtigen Daten anspreche...wie ich dann weiter vorgehen sollte/werde, weiß ich noch nicht genau...
  • Ja: es ist die names.nsf (in der Regel. Ob ihr weitere Adressbücher habt und wo das fragliche Dokument gespeichert ist, kannst nur du wissen.)

    Schau dir mal die Besipiele zur GetDocumentByKey-Methode der NotesView-Klasse an. Da kannst du erkennen, wie man ein Datenbankobjekt anpiekt und wie man von da aufs Dokument kommt. NotesItem hab ich schon erwähnt.
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